Как создать группу контактов (список рассылки) в outlook

Автоматическая архивация

Параметры автоматической архивации устанавливаются в диалоговом окне Автоархивация (AutoArchive).

Пример 17.5. Автоархивация элементов

>Сервис >Параметры… Дополнительно

Автоархивация… (рис. 17.8)

По умолчанию автоархивация элементов Outlook производится каждые 14 дней. Пользователь может установить любую периодичность этого процесса, а также вообще отменить его, сняв флажок.

Рис. 17.8. Диалоговое окно Автоархивация

Установка флажка Запрос перед автоархивацией (Prompt before AutoArchive runs) приведет к появлению специального диалогового окна, каждый раз уведомляющего о начале автоархивации.

По умолчанию Outlook удаляет, а не архивирует просроченные сообщения электронной почты. Если вы хотите архивировать, а не удалять их — сбросьте соответствующий флажок.

Также по умолчанию все архивные элементы Outlook сохраняет в специальном файле, расположенном в папке C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst. Описывая работу Outlook, можно сказать, что при архивации он создает резервные копии существующих элементов в том месте, где они не будут перегружать текущие массивы информации. Если вы хотите создать новый архив или просто разместить его в другом месте, нажмите кнопку Обзор… и введите новое имя файла-архива.

Также в разделе Используемые по умолчанию настройки для папки архива (Default Folder Settings for archiving) вы можете указать дату окончательного удаления элементов из архива, а также указать Outlook на автоматическое удаление, а не на архивирование устаревших элементов.

Замечание

При архивировании текущая структура папки сохраняется в новом файле архива. Если у папки, в которую помещаются элементы, есть родительская папка, такая же папка будет создана и в файле архива, но ее элементы не будут скопированы в архив. Таким образом, структуры папок в файле архива и Личных папках идентичны.

Совет

При архивировании всех элементов Outlook объем архива будет довольно быстро увеличиваться. Во избежание разрастания файла архива советуем вам периодически удалять ненужные элементы (и из папки Удаленные).

После сохранения параметров диалогового окна Автоархивация необходимо указать, какие папки и элементы будут подвергаться автоматической архивации. Установка свойств автоархивации папки была подробно рассмотрена в разделе 7.3.4 «Вкладка Автоархивация», здесь же приведем лишь список значений для интервалов автоархивации, устанавливаемый по умолчанию для каждой папки Outlook, а также способ определения даты для отсчета этого интервала.

Таблица 17.2. Интервалы и дата архивации элементов

Замечание

По умолчанию автоархивация не активизируется для элементов папок Входящие, Черновики, Заметки и Контакты.

Свойства автоархивации, заданные для папки Outlook, обычно выполняются для всех ее элементов. Но в случае, если вы не хотите архивировать некото рый элемент, даже по прошествии долгого времени (например, историческое в вашей жизни сообщение) можно указать специальную опцию, запрещающую автоархивацию указанного элемента.

Пример 17.6. Запрет на автоархивацию элемента

{Откройте элемент}

> Файл > Свойства…

Не автоархивировать

ОК

Рис. 17.9. Диалоговое окно Свойства

Создание списка рассылки

Создание списка рассылки — это простой способ составить имя для вашего списка и выбрать из коллекции имен, которые вы сохранили в своей системе. В списке рассылки не учитываются телефонные номера и почтовые адреса, а только адреса электронной почты.

Чтобы создать список рассылки в вашем модуле контактов, выполните следующие действия:

1. Выберите «Файл» -> «Создать» -> Список рассылки (или нажмите Ctrl + Shift + L).

Появится диалоговое окно «Список рассылки».

2. Введите имя, которое вы хотите присвоить списку рассылки.

Имя, которое вы вводите, отображается в текстовом поле «Имя».

3. Нажмите кнопку «Выбрать участников».

Появится диалоговое окно «Выбор участников», в котором отображается список доступных имен с левой стороны и пустое поле с правой стороны.

4. Дважды щелкните имя каждого человека, которое вы хотите добавить в список рассылки.

Каждое имя, которое вы дважды щелкните, появляется в столбце «Добавить в список рассылки» в правой части диалогового окна.

5. Когда вы закончите выбирать имена, нажмите «ОК».

Диалоговое окно «Выбор участников» закрывается.

6. Нажмите «Сохранить и закрыть» (или нажмите «Alt + S»).

Диалоговое окно «Список рассылки» закрывается, и список рассылки отображается в списке контактов.

Когда вы создаете список рассылки, вы также можете указать адреса электронной почты людей, которые не включены в список контактов или любую другую вашу адресную книгу Outlook. Чтобы добавить такого аутсайдера в свой список рассылки, нажмите «Добавить» (вместо «Выбрать участников») на шаге 4 выше. Введите имя и адрес электронной почты человека, которого вы хотите добавить, в диалоговом окне «Добавить новых участников», нажмите «ОК» и следуйте остальным шагам точно так же.

Автоматическое создание контактов

Заполнять список контактов вручную — удовольствие ниже среднего. Ускорить процесс можно, автоматизировав добавление в папку контактов адресов электронной почты при ответе на письмо и/или при отправке нового письма с помощью плагина Add Contacts (http://www.mapilab.com/ru/outlook/add_contacts/; 2,03 Мбайт; 420 руб.). При создании контакта плагин может попытаться автоматически определить и присвоить соответствующие адресу электронной почты имя (по адресу или по информации в теле письма) и категорию (по категории, назначенной сообщению), если данные опции не будут отключены. Перед добавлением контакта Add Contacts проверяет его на наличие дубликатов. Подобное пополнение списка контактов может проводиться не только в автоматическом режиме, но и вручную, что актуально для обработки ранее разосланных сообщений. Для сохранения контактов разрешается указать любую папку (рис. 18) — в персональном ящике или в публичных папках на сервере Microsoft Exchange.

Рис. 18. Настройка параметров автоматического
добавления контактов при помощи Add Contacts

Ограничения для подсказокMailTip restrictions

В отношении подсказок действуют следующие ограничения:MailTips are subject to the following restrictions:

• Подсказки не поддерживаются при работе в автономном режиме с приложением Outlook.MailTips aren’t supported when working in offline mode in Outlook.

• Если сообщение адресуется более чем 200 получателям, то подсказки по отдельным почтовым ящикам не оцениваются по соображениям производительности.If the message is addressed to more than 200 recipients, individual mailbox MailTips aren’t evaluated due to performance reasons.

• Длина настраиваемых подсказок не должна превышать 175 символов.Custom MailTips are limited to 175 characters.

• Если отправитель начинает составлять сообщение и оставляет его открытым на продолжительный период времени, подсказки по автоматическим ответам и переполнению почтовых ящиков будут оцениваться каждые два часа.If the sender starts composing a message and leaves it open for an extended period of time, the Automatic Replies and Mailbox Full MailTips are evaluated every two hours.

Как закрыть приложения через режим обзора Overview

Большинство Андроид смартфонов производятся с отдельной кнопкой Overview, расположенной ниже экрана. В моделях Pixel, LG и Nokia эта кнопка обозначена иконкой в виде небольшого квадратика и располагается в правом нижнем углу экрана смартфона. На смартфонах Samsung эта кнопка аппаратная, вынесена за пределы экрана и выглядит как два наложенных друг на друга прямоугольника. При этом она располагается в противоположном углу – слева внизу.

Тапнув или нажав такую кнопку, вы попадете в меню активных приложений Recent Apps. На экране смартфона будут отображены эскизы каждого приложения в отдельности, которые запущены в настоящий момент в фоновом режиме. Их можно листать, справа-налева или сверху-вниз, в зависимости от производителя смартфона и используемого лаунчера.

Для того, чтобы выгрузить из памяти фоновое приложение, закрыть его, сдвиньте его эскиз в сторону, перпендикулярно направлению прокрутки списка приложений. Такое движение позволит закрыть любое фоновое приложение на Андроид, хотя не всегда поможет закрыть процессы и сервисы, инициированные им в памяти телефона.

Сортировка и анализ корреспонденции

Всем пользователям, активно ведущим деловую переписку, приходится несладко, ведь горы непрочитанной корреспонденции растут как снежный ком. И не дай бог, если в силу тех или иных причин вы не могли пару дней просматривать почту — потом быстро разобраться в ней, выявить наиболее важные сообщения и отсеять те, ответы на которые могут подождать, будет очень сложно. Поэтому желательно заранее настроить почтовую программу так, чтобы приходящие сообщения самостоятельно раскладывались по разным папкам, что будет полезно в отношении писем из тематических конференций (им ни к чему попадать в папку Входящие), а также писем от пользователей, объединенных в логические группы: Работа, Личное, Хобби и т.п. Сделать это можно встроенными средствами Outlook, то есть через правила (в зависимости от версии Outlook это будет команда либо Сервис > Мастер правил, либо Сервис > Правила и оповещения), настроив их на перемещение писем в конкретные папки в зависимости от отправителя письма, темы и других полей.

Расширить возможности такой сортировки можно с помощью дополнения Potolook. В нем имеется специальный модуль «Почтовые конференции», воспользовавшись возможностями которого можно будет не просто производить рассортировку входящих писем по папкам, но и выполнять ряд дополнительных действий — например автоматически удалять рекламу (а ее в письмах из конференций всегда в избытке) и повторяющиеся и неинформативные символы из тем сообщений. Осуществить подобную настройку несложно: нужно создать в Outlook новое правило, а еще лучше — подкорректировать то правило, которое используется для отсеивания писем из конференций в отдельную папку. Затем установить в окне определения действий с сообщением флажок в строке Выполнить дополнительное действие, в списке действий выбрать Potolook и указать нужное действие. В частности, для удаления рекламы выбирается действие Выполнить настраиваемый обработчик MailList и в открывшемся окне возможных операций включается флажок Удаление рекламы из писем (рис. 11).

Рис. 11. Настройка расширенной сортировки с помощью Potolook

Еще сложнее приходится тем пользователям, которые вынуждены регулярно просматривать и анализировать тысячи сообщений из новостных конференций, попадающих в общие папки на сервер компании или в какие­то личные папки Microsoft Outlook с сообщениями из тематических рассылок. Зачем? Например, при поиске упоминания продуктов компании и продуктов конкурентов, поиске потенциальных клиентов и т.п. И тут на помощь придет бесплатный плагин Advanced Folders Watch (http://www.mapilab.com/ru/outlook/folders_watch/; 1,37 Мбайт), благодаря которому несложно будет организовать процесс автоматического отбора сообщений, которые потенциально могут представлять интерес. Этот плагин будет самостоятельно наблюдать за заданными группами папок и сигнализировать пользователю о новых сообщениях, соответствующих некоторым критериям отбора. Под критериями отбора понимается обычный набор правил, указывающих, какие слова должны либо не должны встречаться в конкретных полях получаемых сообщений. Данные правила формируются с помощью мас­тера и в режиме редактирования свойств могут быть протестированы. Оповещения бывают двух типов: пассивные (в виде записок плагина в указанной папке, содержащих ссылки на найденные сообщения) или активные (показываются во всплывающих окнах и также содержат ссылки на сообщения). Управление плагином производится через меню Сервис > Параметры > Advanced Folders Watch (рис. 12).

Рис. 12. Формирование правила в Advanced Folders Watch

Возможности надстройки

С этой надстройкой Вы сможете:

1. Отправлять на разные адреса электронной почты письма одинакового содержания и с одной темой;

2. отправлять на разные адреса электронной почты индивидуальные письма со своим содержанием и разными темами;

3. формировать электронные письма из Excel-таблиц путем выделения диапазонов, содержащих необходимую информацию; 

4. создавать персональные электронные письма, используя имена получателей в темах и/или в тексте писем (при выборе опций, использующих имена адресатов, поле для выбора диапазона с именами становится активным);

5. устанавливать паузу между отправкой писем;

6. вставлять html-файл в тело письма либо добавлять к тексту письма стандартную подпись, созданную в Outlook;

7. добавлять изображения (картинки) к письму, созданному на основе html-файла;

8. добавлять во вложения к письмам одинаковый набор файлов;

9. добавлять к каждому письму отдельное вложение;

10. отправлять письма из разных аккаунтов, используемых в Microsoft Outlook;

11. форматировать отправляемый текст при помощи html-тэгов прямо в ячейках;

12. одним кликом мыши вызывать диалоговое окно макроса прямо из панели инструментов Excel.

Внимание! При автоматизированной рассылке писем необходимо помнить о том, что:

1. При отправке сообщений при помощи макросов и надстроек может появляться окно подтверждения отправки для каждого письма (о том как избавиться от этого окна можно прочитать отдельно);

2. в некоторых почтовых сервисах, как платных так и бесплатных, действуют различные ограничения на отправку писем, например по количеству отправляемых писем в час или в сутки, по максимальному размеру отправляемых писем, по количеству писем, отправленных на несуществующие адреса и так далее. При несоблюдении таких ограничений Ваш почтовый ящик может быть заблокирован;

3. при использовании паузы между отправкой писем в этой надстройке, Excel будет заблокирован до полного окончания отправки писем.

Как отправить письма с разных адресов?

В приложении Outlook может быть настроено несколько учетных записей, при этом отправка писем ведется с того адреса, который используется по умолчанию. Если необходимо сделать так, чтобы рассылка велась с другого адреса, можно написать этот адрес в ячейках столбца на листе Excel и в поле «Учетные записи» диалогового окна надстройки выделить эти ячейки. Более того, можно отправлять письма с разных аккаунтов (все они должны быть настроены в Outlook). Для этого на рабочем листе Excel создается список учетных записей, с которых будет вестись рассылка и диапазон ячеек этого списка указывается в поле «Учетные записи».

Как вернуть старую версию Яндекс.Браузера?

Что делать, если возникает ошибка обновленияWhat to do if the upgrade doesn’t work

Списки рассылки, которые не удалось обновить, остаются без изменений.Distribution lists that fail to upgrade remain unchanged.

Если не удалось обновить поддерживаемый список рассылки, отправьте запрос в службу поддержки. Об этой проблеме необходимо сообщить команде технических специалистов по Группам.If one or more eligible distribution lists fail to be upgraded, open a Support ticket. The issue will need to be escalated to the Groups Engineering team for them to figure out the problem.

Возможно, список рассылки не удалось обновить из-за сбоя службы, но такое случается довольно редко. Попробуйте подождать немного и повторить попытку.It’s possible that the distribution list didn’t get upgraded because of a service outage, but pretty unlikely. If you want, wait a while and then try to upgrade the DL again.

Как совместить текст из ячеек с текстом html-файла?

При помощи html-тэгов можно решить и более сложную задачу. Предположим, необходимо сделать рассылку отформатированного определенным образом текста в html-файле, обратившись при этом к адресатам по именам. Часть текста при этом содержится в ячейках на рабочем листе, другая часть в html-файле. При помощи html-тэгов в ячейках рабочего листа и подбора параметров шрифта в html-файле можно добиться одинакового отображения текста.

Для решения этой задачи удобнее предварительно объединить имена адресатов с текстом письма при помощи текстовой функции «СЦЕПИТЬ», сохранить результат преобразования в виде значений и уже после этого добавлять необходимые html-тэги. В примере на изображении показано как при помощи тэгов осуществить выравнивание текста по центру, задать курсив, название, размер и цвет шрифта. Образцы файлов прилагаются. После того как все необходимые тэги сформированы в одной ячейке, их можно быстро подставить в начале и в конце значений остальных ячеек столбца. Поможет в этом надстройка для подстановки символов и значений.

Отправьте одно электронное сообщение нескольким людям и сэкономьте время

Outlook использует группы контактов для хранения членов списка рассылки. После создания группы контактов и добавления контактов создайте одно сообщение электронной почты и направьте его в группу контактов. Таким образом, все в списке рассылки получают одно и то же сообщение, и вы экономите время.

Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Office 365.

Как настроить список рассылки в Outlook

Чтобы создать группу контактов в Outlook, создайте список и выберите, где его хранить. Вот как:

1. Откройте Outlook.

2. Перейдите на вкладку Главная и выберите Новые элементы .

3. Выберите Дополнительные элементы > Группа контактов . Или нажмите Ctrl + Shift + L .

4. В окне Группа контактов поместите курсор в текстовое поле Имя и введите имя для списка рассылки.

   Чтобы отправить электронное письмо в список рассылки, введите имя списка в текстовое поле Кому окна нового сообщения.

5. Оставьте окно Контактная группа открытым.

Добавить участников в группу контактов Outlook

После создания и сохранения группы добавьте контакты в список рассылки.

Чтобы добавить контакты в группу контактов:

1. В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов .

2. Выберите Добавить участников > Из контактов Outlook .

3. В диалоговом окне Выберите участников: контакты выберите контакт и выберите Участники , чтобы добавить этот контакт в список рассылки.

   Если контакт отсутствует в списке, выполните поиск контакта по имени или адресу электронной почты. Если вы по-прежнему не можете найти контакт, выберите стрелку раскрывающегося списка Адресная книга и выберите другой список.

4. Повторите шаг 3 для каждого из контактов, которые вы хотите добавить в список рассылки.

5. Выберите ОК .

6. В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть .

Создать новый контакт в списке рассылки

Чтобы добавить получателей, которых нет в вашей адресной книге Outlook, в группу контактов:

1. Перейдите в Outlook Люди и дважды щелкните список рассылки.

2. В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Добавить участников > Новый контакт электронной почты . ,

3. В текстовом поле Отображаемое имя введите имя для контакта.

   Если вы не знаете имя контакта, введите его адрес электронной почты или введите псевдоним.

4. В текстовом поле Адрес электронной почты введите адрес электронной почты нового контакта.

5. Если вы не хотите добавлять нового участника в адресную книгу, снимите флажок Добавить в контакты .

6. Выберите OK .

7. В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть , чтобы сохранить изменения в списке рассылки.

Как поделиться контактной группой в Outlook

Есть ли другие люди, которым было бы полезно, если бы у них был ваш список рассылки? Вместо того, чтобы создавать с нуля одну и ту же группу контактов, поделитесь с ними группой контактов. Это так же просто, как отправка вложения электронной почты.

Чтобы поделиться контактной группой:

1. Перейдите на страницу Outlook People .

2. Дважды щелкните группу рассылки, которой вы хотите поделиться.

3. В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Группа пересылки > В качестве контакта Outlook .

   Выберите В интернет-формате (vCard) , чтобы прикрепить текстовый файл, содержащий имена и адреса членов группы.

4. Отправьте сообщение человеку, которому вы хотите получить список рассылки.

5. Выберите Отправить .

Импортируйте контактную группу Outlook, которой вы поделились с вами по электронной почте

Если кто-то создал список рассылки в Outlook и отправил его вам по электронной почте в виде файла контактов Outlook, импортируйте список в свою адресную книгу и используйте как свой собственный.

1. Откройте сообщение, которое содержит прикрепленный файл контактов Outlook для группы.

2. Выберите стрелку раскрывающегося списка вложений.

3. Выберите Открыть .

4. В окне Группа контактов перейдите в Файл > Информация .

5. Выберите Переместить в папку > Копировать в папку .

6. В диалоговом окне Копировать элемент в выберите папку Контакты .

7. Выберите ОК .

8. С вашим списком рассылки на месте и готов, вы можете начать отправлять сообщения своим членам.

Если вы хотите больше контролировать свои списки рассылки, используйте категории контактов для формирования элегантных списков рассылки.

Политика обновления Teams и надстройка «Собрание Teams» для OutlookTeams upgrade policy and the Teams Meeting add-in for Outlook

Пользователи могут выбрать свой способ перехода со Skype для бизнеса на Teams.Customers can choose their upgrade journey from Skype for Business to Teams. Администраторы клиента могут использовать режим сосуществования Teams, чтобы определить этот переход для своих пользователей.Tenant admins can use the Teams co-existence mode to define this journey for their users. Администраторы клиента могут разрешить пользователям использовать Teams вместе со Skype для бизнеса (режим островов).Tenant admins have the option to enable users to use Teams alongside Skype for Business (Islands mode).

Если пользователи в режиме островов планируют собрание в Outlook, обычно предполагается выбор между планированием собрания Skype для бизнеса и Teams.When users who are in Island mode schedule a meeting in Outlook, they typically expect to be able to choose whether to schedule a Skype for Business or a Teams meeting. В Outlook в Интернете, в Windows и Outlook Mac пользователи видят как надстройки Skype для бизнеса, так и команды для групп в режиме острова по умолчанию.In Outlook on the web, Outlook Windows, and Outlook Mac, users see both Skype for Business and Teams add-ins when in Islands mode by default. Вы можете настроить параметр политики собраний Teams, чтобы управлять тем, могут ли пользователи в режиме острова использовать только надстройку «собрание Teams» или и то, и другое вместе с надстройками для собраний в собраниях и Skype для бизнеса.You can configure a Teams meeting policy setting to control whether users in Islands mode can only use the Teams Meeting add-in or both the Teams Meeting and Skype for Business Meeting add-ins.

Из-за определенных ограничений в первоначальном выпуске Outlook Mobile поддерживает создание только собраний Skype для бизнеса или Teams.Due to certain limitations in the initial release, Outlook mobile can only support creating Skype for Business or Teams meetings. Подробные сведения приведены в следующей таблице.See the following table for details.

Как создать список контактов в Outlook на Mac

Откройте Outlook на своем Mac и будьте готовы создать свой список контактов.

1. Выбрать люди в левом нижнем углу окна Outlook.
2. Нажмите Новый список контактов с ленты.
3. Дайте вашему списку имя.

Вы также можете выбрать файл > новый > Список контактов из строки меню.

Чтобы добавить контакты в свой список, просто начните вводить в название а также Эл. почта поля во всплывающем окне. Если вы добавите имя, которое распознается как существующий контакт, вы увидите предложение для этого контакта. Затем вы можете просто выбрать его, чтобы добавить этот контакт в список.

Если вы добавляете новые контакты, просто введите их имена и адреса электронной почты. Перед выходом вы также можете назначить категория в группу с ленты. Вы увидите варианты, такие как семья, друзья и команда.

Когда вы закончите добавлять участников в список, нажмите Сохранить и закрыть с ленты.

Кнопка нового списка контактов недоступна на Mac?

Если вы не можете нажать кнопку «Новый список контактов» на ленте раздела «Люди», это простое исправление.

1. Нажмите прогноз > предпочтения из строки меню.
2. Выбрать генеральный,
3. Снимите флажок рядом с Скрыть на моем компьютере