Что такое kpi и как рассчитать показатель

Как правильно внедрить KPI: этапы разработки

При внедрении KPI в компании необходимо учитывать ее специфику, цели и задачи, течение бизнес-процессов

Данная система в корне изменит принцип начисления заработной платы, поэтому важно объяснить сотрудникам, что эффективность их работы будет напрямую влиять на уровень дохода, и это полезно в первую очередь для них. Персонал нужно обучать, потому что с внедрением новой системы разрабатывается соответствующая документация: коллективный и трудовой договоры, штатное расписание и все остальные бумаги, имеющие отношение к оплате труда

Такой пилотный проект позволит внести нужные коррективы в режиме реального времени и избежать дальнейших ошибок, потому что на данном этапе уже будут видны недостатки, которые необходимо устранить, а также выявлены трудности, которые система вызывает у специалистов компании.

После тестирования новой системы и ее корректировки можно переходить на следующий этап и внедрять ее в другие отделы, все работники которых должны стремиться к достижению общей цели. Если этот принцип не будет соблюден, то сотрудники будут испытывать затруднения и дискомфорт, а это отрицательно скажется на их работе. Как следствие, все усилия по внедрению системы KPI окажутся напрасными.

Когда KPI будет введен, предоставится возможность приспосабливаться к изменяющейся рыночной среде и корректировать стратегию работы. А также каждый год необходимо оптимизировать порядок премирования.

Потому как данная система не является простой для внедрения, следует придерживаться определенных правил и принципов, которые могут стать незаменимыми помощниками при переходе на KPI:

1. Правило «10/80/10». Оно гласит, что компания должна определить 10 ключевых индикаторов результативности, 80 производственных индикаторови 10 индикаторов эффективности. Не рекомендуется использовать намного больше индикаторов KPI, потому что это чревато перегрузкой менеджеров лишней ненужной работой, а руководители непременно озаботятся выяснением причин невыполнения показателей, мало сказывающихся на результативности вообще.
2. Согласование производственных показателей и стратегического плана. Индикаторы производственной деятельности не имеют никакого значения, если они не соотнесены с нынешними критическими факторами успеха (КФУ), объединенными в сбалансированную систему показателей (ССП), и стратегией предприятия.
3. Управляемость и контролируемость. Каждому подразделению компании, отвечающему за свой показатель, необходимо предоставлять ресурсы для его управления. Результат же должен контролироваться.
4. Интеграция процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Необходимо ввести порядок оценивания показателей и отчетности, который подтолкнет сотрудников к требуемым конкретным действиям. С этой целью должны проводиться отчетные собрания для рассмотрения решаемого вопроса.
5. Партнерство. Чтобы небезуспешно повышать производительность, стоит обеспечить партнерские отношения между всеми вовлеченными сотрудниками. Поэтому способ внедрения новой системы нужно разрабатывать вместе. Это позволит всем понять, в чем плюсы нововведений, а также убедиться в необходимости перемен.
6. Перенесение усилий на главные направления. Чтобы повысилась производительность, нужно расширить полномочия специалистов: помочь в повышении квалификации, предложить разработать собственные KPI, обеспечить проведение тренингов.

Чем нас порадовала 72-я церемония вручения премии «Эмми»

Что такое KPI?

KPI (расшифровка аббревиатуры: Key Performance Indicator) — количественно измеримый показатель эффективности конкретной деятельности и фактически полученных результатов.

Виды KPI компании:

• результата — какой результат получили в процессе выполнения задач;
• затрат — использованное количество ресурсов;
• производительности (эффективности) — соотношение результата и затраченных на его достижение материальных ресурсов и времени.

Итак, если говорить о KPI в интернет-маркетинге, то их можно разделить на 4 группы:

1. Целевые — ключевые показатели результативности, значение которых указывает на то, достигли вы поставленных маркетинговых целей или нет.
2. Процессные — оценка эффективности самого процесса работы. Благодаря анализу показателей KPI, можно ускорить выполнения задач за счет выявления и устранения замедляющих факторов на каждом из этапов выполнения задач.
3. Проектные — система расчета эффективности конкретного проекта, например, анализ показателей для сайта.
4. Внешней среды — это количественно измеримые показатели на рынке, на которые не может повлиять конкретный сотрудник (колебание ценовых показателей). Их нужно учитывать при разработке целевых KPI.

Например, если вы хотите, чтобы в этом месяце ваша компания продала на 20 % больше, значит количество успешных сделок — это KPI для отдела продаж. Если вы поставили цель заполучить 200 новых клиентов, то количество привлеченных покупателей — KPI интернет-маркетолога.

Но важно понимать, что достижение ключевых целей компании напрямую зависит от качественного выполнения плановых задач всеми сотрудниками отделов предприятия. Нельзя перевести отдел продаж на такую систему, а маркетологов и производство оставить на фиксированной ставке

Работа менеджера по продажам напрямую зависит от результатов деятельности маркетингового отдела (продвижение продукта, развитие бренда, реклама, привлечение потенциальной ЦА и т.д.) и от бесперебойной работы производства (качество продукта, скорость изготовления, объемы)

Нельзя перевести отдел продаж на такую систему, а маркетологов и производство оставить на фиксированной ставке. Работа менеджера по продажам напрямую зависит от результатов деятельности маркетингового отдела (продвижение продукта, развитие бренда, реклама, привлечение потенциальной ЦА и т.д.) и от бесперебойной работы производства (качество продукта, скорость изготовления, объемы).

Если менеджеры материально мотивированы, то другие отделы, работающие на «фиксе», вряд ли будут предпринимать какие-либо лишние телодвижения ради того, чтобы менеджеры выполнили свой план.

Все подразделения должны работать сообща ради общего блага — достижения цели компании.

Когда КПЭ неэффективны

Далеко не каждой организации необходимо внедрение KPI. Если фирма недавно открылась, а объемы деятельности невелики, смысла в использовании ключевых индикаторов нет. Руководство и так знает, кто из работников трудоголик, а кто – нет. А поскольку отделов в такой компании немного, и зачастую руководитель сам занимается финансовым планированием и работой с персоналом, то и целеформирование ему пока еще проще взять на себя.

Опытные руководители не советуют включать в систему ключевых показателей системного администратора. Его работа – быстро починить сломанную технику, иначе может остановиться деятельность целого отдела. А при работе с КПЭ такому специалисту нужно подавать заявку на устранение поломки руководителю отдела, которого может не оказаться на месте. То же самое касается электрика или сантехника на предприятии. В некоторых случаях ожидание одобрения заявки не только не рентабельно, но и представляет опасность для жизни.

При выборе ключевого показателя основным критерием является его полезность. Если он изжил себя, без колебания заменяйте его новым, который лучше соответствует бизнес-целям, актуален и эффективен. 

Обратная связь

Почему мотивация никак не повлияет на сотрудников?

Бывают печальные ситуации, когда «ушел» большой бюджет и время на внедрение системы мотивации, а показатели эффективности бизнеса находятся на прежнем уровне.

Распространенные ошибки:

• Создать такие критерии, на которые невозможно повлиять. Например, всем одинаковый % от продаж, а личного плана нет.
• Неинформирование сотрудников о принципах системы материальной мотивации. Люди просто не знают что такое KPI. Человек знает, что премию получает, а какую – не понимает. Точнее,  как она сформирована, и от чего зависит. Насмарку все усилия команды разработчиков.

• Сделать KPI одинаковым для всех категорий сотрудников.
• Перемудрить с количеством компонентов в  KPI.  Настолько сложный, что повлиять на него вряд удастся хоть кому-нибудь.

Чрезмерно большее соотношение процента в KPI командной работы. Например, во многих компаниях в коэффициенте эффективности заложена личное участие и командная составляющая. При разработке системы мотивации спросите у себя: как можно повлиять на командный результат? Пропишите эти условия и доведите до сотрудников. Чтобы вместо идеи сплочения команды, не получить на выходе – склочный коллектив.

Смысл программы мотивации, чтобы сотрудник знал, хотел и мог расти и развиваться. И тогда бизнес будет расти и развиваться. «А если нет возможности повлиять на бонус, зачем тогда и упираться?» — будет думать работник.

Задача эффективного руководителя (как стать  успешным руководителем можно почитать отдельно) — детально продумать мотивационную компанию.

Кстати, в блоге есть целый цикл статей для увеличения продаж: про холодные звонки, работу с потребностями и возражениями, воронка и скрипты продаж, какими качествами должен обладать менеджер по продажам. А также списки самой полезной бизнес-литературы: для менеджеров, для руководителей, для развития бизнеса.

А теперь перейдем к примерам в компаниях:

Расчет ключевых показателей KPI

Разберем, как рассчитать KPI, чтобы эта работа дала результат для бизнеса. При выборе критериев оценки нужно проанализировать текущую деятельность и результаты работы, например зафиксировать объем продаж за календарный период (месяц, квартал, год). Так как эффективность подразумевает стремление к лучшим или большим показателям работы, нужно сформировать цели и задачи:

• увеличение количества клиентов,

• повышение конверсии от звонков или заявок клиентов,

• увеличение среднего чека на каждого посетителя,

• снижение времени на выполнение определенного процесса,

• рост общего денежного потока.

Для каждой цели и задачи нужно определить конкретный итоговый результат, которого должен добиться сотрудник, отдел, подразделение или целая компания. Это может быть точная сумма среднего чека, процент конверсии, количество клиентов и т. д. Также нужно определить срок, в течение которого нужно реализовать поставленную цель (месяц, квартал, год).

Расчет показателей KPI является кратко- или долгосрочным планированием. Поэтому недопустимо ставить общую и неконкретную цель, задачу, результат. Например, задача «увеличить число посетителей» без указания точного количества вновь привлеченных клиентов не имеет практического смысла. Кроме того, показатель увеличения клиентуры нужно оценивать наряду с другими критериями: ростом продаж, денежного потока и др. Сам факт повышения количества посетителей не гарантирует роста прибыли компании, если они не будут покупать товары или заказывать услуги.

Вот что следует из указанной таблицы:

• руководство поставило перед отделом цель в 1 млн руб. выручки, 200 единиц проданных товаров, 80 % конверсии при работе с клиентами и продажах;

• по итогам месяца план по первым двум показателям был существенно перевыполнен, тогда как процент конверсии снизился;

• так как снижение процента конверсии привело только к увеличению выручки и количеству проданного, очевидно, что клиенты приобретали более дорогостоящий товар.

По первым двум показателям отдел продаж и руководство не только реализовали намеченный план, но и существенно его превысили

Руководитель может ставить еще более высокие результаты продаж либо обратить внимание на соотношении конверсии с выручкой и количеством проданных товаров. Имеет смысл сконцентрировать внимание на продажах более дорогих товаров, так как они дали хороший результат даже при снижении конверсии

Для повышения процента отдачи (конверсии) можно сформировать новую стратегию работы с клиентами, ввести дополнительное стимулирование для сотрудников, принять иные решения.

Чтобы получить еще более объективную оценку работы отдела продаж, можно вводить дополнительные показатели KPI. Например, если кроме продажи товаров клиентам предлагаются услуги по сервисному обслуживанию, для расчета можно использовать выручку от их реализации. Однако не будет иметь практического смысла такой критерий, как длительность телефонного разговора с клиентом, так как играет роль только факт заполнения заявки и приобретения товара.

Если бы руководство изначально поставило перед отделом нереальную и недостижимую цель, результат оценки был бы иным. Поэтому принцип соизмеримости KPI должен учитываться при выборе и расчете любого показателя. Аналогичные примеры KPI можно легко разработать самостоятельно с учетом особенностей бизнеса.

Что такое KPI?

KPI (Key Performance Indicators, ключевые показатели производительности) — это индикаторы, позволяющие оценить успешность организации или отдельного мероприятия и упрощающие координирование проектов. KPI можно применить к проектам, программам, продуктам или различным действиям компании. Они помогают измерить успех любого начинания — от выхода на заданный объем продаж до показателей популярности в соцсетях.

Откуда взялись KPI, неизвестно, но первыми измерять успешность работы чиновников начали императоры династии Вэй, правившие Китаем в 221—265 гг. н. э. В наше время огромное количество организаций используют KPI для оценки и прогнозирования успеха.

Тем не менее, ценность KPI определяется ценностью действий, к которым они побуждают. Зачастую компании пытаются внедрить KPI, используемые другими компаниями, а потом удивляются, почему им не удается достичь своих целей. Любая организация, как и любой сотрудник, уникальна. KPI нужно выбирать, ориентируясь на цели именно вашей организации, зная, как вы собираетесь их достичь и кому пригодятся в работе эти данные.

Давайте рассмотрим пример. Скажем, ваш KPI заключался в повышении количества MQL (потенциальных клиентов с точки зрения маркетинга) на 30%. Вот как он определяется:
KPI для увеличения MQL Что: повышение количества MQL на 30% в текущем годуЗачем: это поможет повысить прибыльность компанииКак: наняв дополнительных сотрудников в отдел продаж, усовершенствовав имеющиеся маркетинговые стратегии, внедрив новый инструмент, создав новый контент и т. д.Кто: за этот показатель отвечает вице-президент по маркетингуКогда: планируется ежеквартальная оценка KPI

KPI на практике

KPI-показатель эффективности используется практически всеми компаниями, которые занимаются прямыми продажами. Рассмотрим кое-какие примеры для менеджера по продажам. Взяв на вооружение утвержденные ключевые индикаторы, он увидит ясную картину своей деятельности: ему станет понятно, сколько товара нужно продать, чтобы выйти на определенный доход, какие плановые показатели выполнить.

Для страхового консультанта, который является новичком в своей профессии, оптимальным показателем эффективности будет 1/10: чтобы продать один страховой полис, нужно встретиться с 10 потенциальными покупателями.

Существует также KPI результата, например, «число новых клиентов не ниже n», «объем продаж не ниже n» и т. п. Эти индикаторы персональные, и лучше, когда их количество меньше 5, а главное — они должны быть легко измеримы и четко сформулированы.

Эта система позволяет четко увидеть пробелы в деятельности и на каком этапе они возникли. Например, начальник отдела продаж отслеживает клиентскую базу менеджера, какое количество звонков и встреч делает работник. Если эти показатели выполняются в достаточном объеме, но продаж мало, можно сделать вывод, что у сотрудника не хватает определенных знаний, навыков или личностных качеств для успешной работы.

KPI и планирование на предприятии

Показатели KPI могут применяться при планировании и контроле деятельности. После того как работа была проделана, измеряются фактические показатели, и, если они серьезно отклоняются от плановых не в лучшую сторону, то производится анализ и корректировка дальнейшей деятельности. Поскольку все показатели «продиктованы» реальным процессом, а не выдуманы самостоятельно, такое планирование будет способствовать достижению необходимых целей организации.

Как мотивировать персонал на выполнение KPI

Благодаря применению системы KPI, при оплате труда фиксируются плановые и фактические показатели.Это дает руководителю ясное понимание того, как мотивировать сотрудника и за что. Сотрудник при этом тоже четко видит плюсы и минусы своей работы и осознает, какие действия могут принести ему вознаграждение, а за что полагается взыскание.

Например, страховой консультант продал большее количество страховых полисов, чем было запланировано, и расширил клиентскую базу множеством новых клиентов. Таким образом, он перевыполнил план и дополнительно к своей зарплате получит бонус в виде премии. С другой стороны, если этот же менеджер продал полисов гораздо меньше, чем было намечено планом, он может вовсе лишиться премии и получить «голый» оклад, ведь его личные показатели будут низкими.

За выполнение показателей можно наградить интересными тренингами, оплаченными компанией, внеплановыми выходными, подарками и другими «пряниками», которые вдохновят работника не хуже, чем деньги. Но в данном случае зарплата сотрудника всегда фиксированная, а согласно системе KPI, ведется расчет баллов, которые сотрудник может обменять на желаемые бонусы.

Чтобы составить KPI для сотрудников, нужно ориентироваться на общую для всех сотрудников цель и сильную мотивацию. Работа в команде заинтересованных специалистов как часовой механизм способна в короткие сроки привести компанию к достижению всех поставленных целей.

В каких случаях KPI не нужен

В молодой компании, которая только начала свое существование, вводить систему KPI нецелесообразно. Система управления здесь еще не сформировалась, а успешное развитие обусловлено работой генерального директора. Чаще всего он же выполняет функции специалистов по финансам и по кадрам.

А также не стоит внедрять KPI в тех подразделениях, которые из-за этого могут отрицательно повлиять на остальные отделы фирмы. Например, IT-служба, представители которой должны решать поставленные перед ними проблемы (ремонт офисной техники) в кратчайшие сроки. Ведьбывает так, что у одного из сотрудников вышел из строя компьютер, и работа остановилась, а от работы этого сотрудника зависит весь отдел.

Если же зарплата айтишника вычисляется по системе KPI, то он не пойдет сразу работать. Сначала необходимо составить заявку на устранение поломки. Эту заявку должен одобрить старший специалист IT-отдела, после чего задача ставится в очередь на реализацию и ждет рассмотрения.

В итоге задача, требующая 5 минут на выполнение, отнимает гораздо больше времени, на протяжении которого работа всего отдела, где сломался один компьютер, не движется вообще.

Именно поэтому внедрять систему KPI полезно с умом, в противном случае она способна сильно навредить.

Flexble

Что такое драйвер. Что такое графическая оболочка операционной…

Сферы применения КПЭ и ее расчет

Поскольку с тем, что такое kpi, или, говоря простыми словами, ключевые показатели эффективности, мы разобрались, необходимо перейти к следующему, не менее важному, вопросу: где и зачем они применяются? А также рассмотреть формулу, по которой проводится их расчет. Показатель эффективности – это численное измерение поставленных (и выполненных) целей и задач, которые играют важную роль для успешного продвижения бизнеса

Благодаря составленному отчету, где за основу взяты все необходимые индикаторы (они рассматривались выше), руководство организации имеет возможность в полной мере оценить, как выполнялся разработанный план, а также чего удалось добиться за определенный период

Показатель эффективности – это численное измерение поставленных (и выполненных) целей и задач, которые играют важную роль для успешного продвижения бизнеса. Благодаря составленному отчету, где за основу взяты все необходимые индикаторы (они рассматривались выше), руководство организации имеет возможность в полной мере оценить, как выполнялся разработанный план, а также чего удалось добиться за определенный период.

КПЭ используется в различных сферах бизнеса. Для каждой из них существует свой перечень показателей, проходящих обработку, и на основании которых вычисляется показатель, отражающий эффективность работы предприятия.

Сфера продаж

Чтобы приумножить состояние, необходимо понимать, что такое KPI в продажах, и какую важную роль они играют. Рассчитать эти показатели можно на основе:

• полученной за определенный период финансовой прибыли;
• выручки от осуществляемых фирмой продаж;
• себестоимости производимых товаров;
• процентного количества некачественных товаров;
• суммы оборотных активов;
• общей стоимости всех запасов предприятия.

Показатели KPI в розничной торговле базируются на 5 основных принципах:

• проценте продаж за 1 час или день работы торговой точки;
• средней сумме заплаченных покупателем денег за товар (эта сумма подсчитывается за счет пробитых чеков);
• количестве проданной за 1 раз продукции;
• соотношении зарплат работников к выручке за продажу товара;
• конверсии продаж.

Таким образом, получив все необходимые подсчеты, можно быстро откорректировать работу персонала, значительно увеличив количество проводимых сделок, что, в свою очередь, способствует приумножению доходов магазина.

Производственная отрасль

Что такое кипиай показатель в производстве, и на основе чего он рассчитывается? Прежде всего, при подсчете коэффициента эффективности, за основу берут:

• показатели среднедневного расхода сырья, из которого изготавливается продукция;
• объемы израсходованного и оставшегося в запасе сырья;
• объемы незавершенного производства;
• эффективность труда сотрудников;
• различные расходы на производстве;
• стоимости ремонта оборудования;
• условия, сроки и стоимость хранения готовой продукции.

Чтобы получить правильные данные, необходимо знать, как рассчитать KPI. Для этого существует специальная формула:

(qф/qпл)×100%

Теперь давайте расшифруем показатели:

• qф – фактический объем всех осуществляемых фирмой продаж;
• qпл – объем продаж, который только планируется осуществить.

Полученные благодаря этой форму данные – это так называемый критерий эффективности.

Плюсы KPI

Главная положительная сторона системы KPI – наличие прозрачного для всех сотрудников компании механизма оценки труда и работы предприятия в целом. Это позволяет начальству оценивать эффективность деятельности всех подчиненных структур в режиме реального времени, прогнозировать то, как будут решаться задачи и достигаться цели. Следующий плюс KPI – то, что у руководства появляется инструмент корректировки работы подчиненных, если текущие результаты отстают от плановых.

Если, например, по итогам измерения деятельности в первом полугодии выявляется, что такие-то параметры эффективности недостаточно высоки, то проводятся рабочие совещания с целью выявления причин и стимулирования сотрудников выполнить работу лучше по истечении следующих шести месяцев. Другая положительная сторона KPI – обратная связь между специалистом и руководителем. Первый будет получать не просто наставления и подчас кажущиеся необъективными придирки, а вполне обоснованные замечания, второй – улучшение результативности за счет конкретизации ошибок и недочетов в работе, выполняемой подчиненным.

Что такое цель, факт, база, норма, вес KPI?

Для расчета КПЭ создается специальная матрица, куда вносятся требуемые данные по ключевым маркерам:

• Вес KPI – показывает приоритетность и значимость индикатора для компании. Он выражается в процентном либо числовом интервале (максимум – единица). Наибольшее значение всегда отдают наиважнейшему показателю.
• База – допускаемый минимум. Если работник не добрал до базового уровня, это приравнивается к отсутствию результата.
• Норма – обязательный плановый уровень. Если цифра оказывается ниже, работник не справился с обязанностями.
• Факт – реальные результаты деятельности.
• Цель – сверхнормативное значение, к которому следует стремиться.

Все эти данные позволяют вычислить индекс KPI, который показывает, что заслужил сотрудник или даже отдел – поощрения или депремирования.

Пример такой матрицы:

В матрицу обычно включают четыре-пять наиболее важных индикаторов эффективности для рядовых сотрудников и шесть-семь для представителей руководства.

Автоматизация KPI

Для реализации КПЭ-систем в бизнес-практике используется специализированное программное обеспечение, позволяющее легко рассчитывать показатели. Автоматизация KPI с использованием специального софта даёт возможность автоматически накапливать все необходимые данные, распределять их по отдельным работникам/подразделениям, а также быстро вычислять степень выполнения, размеры премий и прочих денежных бонусов. Как результат – сокращаются трудозатраты на администрирование систем оплаты, а сам процесс отнимает гораздо меньше ресурсов (в т.ч. финансовых и временных).